Đối Tác Nhân Sự/ HR Business Partner

Báo cáo cho/ Report to:Đối tác chiến lược Nhân sự - Khu vực miền Bắc/ HRBP - North Area

Mục đích Công việc/ Job Purpose:

Trở thành đối tác đáng tin cậy của nhóm nhân sự thuộc bộ phận chức năng và (các) cấp bậc trong (các) khu vực địa lý được phân công bằng cách tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn và đậm tinh thần doanh nhân, nơi mọi người có thể phát triển và phát huy tài năng của mình trong khi liên tục tích lũy kiến thức và cộng tác với nhau để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh.

To be a trusted partner to the assigned level(s) in geographical area(s) of business by creating an entrepreneurial and attractive working environment where people can grow and develop their talents while they continuously gain knowledge and collaborate with each other in order to support the business goals.

Trách nhiệm/Accountabilities
1.ĐỐI TÁC/ BUSINESS PARTNERING

- Thể hiện vai trò chiến lược và đáng tin cậy của Chuyên viên Nhân sự, nhóm Đối tác Chiến lược Nhân sự, đối với nhóm nhân sự thuộc bộ phận chức năng và (các) cấp bậc trong (các) khu vực địa lý được phân công thông qua việc cung cấp lời khuyên và hỗ trợ về nhân sự.

Act as strategic and trusted HR Specialist of HR business partner function to your assigned level(s) in geographical area(s) of client group by providing HR advice and support.

- Triển khai các chính sách nhân sự của tập đoàn toàn cầu và quốc gia trong các lĩnh vực phụ trách và thể hiện sự hiểu biết về các ưu tiên kinh doanh và cơ hội đóng góp cho nhân sự.

Implement Group and local HR policies within areas of responsibility and demonstrate understanding of business priorities and opportunities for HR contribution.

- Thể hiện vai trò là đại sứ cho công cụ nhân sự mới và là đầu mối liên hệ nhân sự cho (các) danh mục kinh doanh được phân công.

Act as an ambassador to new HR tool, and be the HR contact point for your own business portfolio(s).

- Giữ gìn tiêu chuẩn đạo đức cao nhất và cung cấp lời khuyên cho nhóm nhân sự thuộc bộ phận chức năng và cấp bậc trong khu vực địa lý được phân công để đảm bảo nhân viên tuân thủ [với tiêu chuẩn] và ứng xử phù hợp với văn hóa công ty khi giải quyết các vấn đề có liên quan đến nhân sự.

Uphold the highest ethical standard and provide advice to the assigned level(s) in geographical area(s) of client group you support to ensure they are compliant when dealing with people related matters aligned with our culture.

- Hợp tác chặt chẽ với Chuyên gia Nhân sự trong các lĩnh vực Lương thưởng và Phúc lợi, Thu hút Nhân tài, và Đào tạo và Phát triển

Partner closely with HR Specialist in areas of Compensation and Benefits, Talent Acquisition, and Learning and Development.

- Thể hiện vai trò tác nhân thay đổi và người vận hành chủ chốt để hỗ trợ các dự án và chương trình nhân sự khác nhau, từ đó thúc đẩy và hoàn thành kế hoạch nhân sự và kế hoạch kinh doanh.

Act as a change agent and key operator to support various HR projects and programs to drive and deliver our HR and business agenda.

2.TUYỂN DỤNG/RECRUITMENT

- Làm việc với các đối tác để đáp ứng nhu cầu về nguồn lực chiến lược.

Work with business partners to meet their strategic resourcing needs.

- Làm việc với nhóm Thu hút nhân tài để quản lý việc tuyển dụng với công cụ tuyển dụng được chỉ định.

Work with Talent Acquisition team to manage recruitment within designated recruitment tool.

- Trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng và cố vấn ý kiến cho các quản lý về việc lựa chọn đúng người vào đúng vị trí trong nhóm nhân sự thuộc bộ phận chức năng và (các) cấp bậc trong (các) khu vực địa lý được phân công.

Directly participate in the recruitment process and consult line manager on selecting the right person for the right position at assigned level(s) in geographical area(s) of client group.

Results:

- Hoàn thành đúng hạn và đầy đủ tất cả các vị trí tuyển dụng ở cấp độ của nhóm nhân sự được chỉ định đều được.

All vacancies in designated level of client group are filled on time and in full.

- Triển khai quy trình tuyển dụng theo đúng chính sách.

Recruitment process are well executed according to policy.

3.THỦ TỤC NHẬN VIỆC/ON-BOARDING

- Chuẩn bị đề xuất lương và thư mời nhận việc/hợp đồng thử việc.

Prepare salary proposal & offer/ probation contract.

- Chuẩn bị các hạng mục liên quan như (thông báo các phòng ban khác, chuẩn bị thông báo nhân viên mới, nhập thông tin nhân viên mới lên hệ thống quản trị nhân sự, chuẩn bị chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.

Prepare relevant things (inform other depts, prepare announcement, input in HRIS, arrange on-boarding program for newcomer).

- Chào đón nhân viên mới, thu nhận hồ sơ, quét và hoàn thiện bộ hồ sơ nhân viên sau đó gửi về các nhà máy phụ trách.

Welcome newcomer, collect employee profile, scanning, filling and send to factory.

- Theo dõi tình hình thử việc và chuẩn bị Hợp Đồng Lao Động (chính thức).

Follow up Probation & prepare Labor contract.

- Trao đổi và hỗ trợ kịp thời với các nhân viên mới.

Catchup sometimes & support timely.

Result:

- Đảm bảo nhân viên mới được hỗ trợ và hòa nhập với đội ngũ nhân viên của công ty.

Ensure new employee to be supported and get well with team & company.

4.QUẢN TRỊ NHÂN TÀI/CAREER AND TALENT DEVELOPMENT

- Thường xuyên trao đổi về phát triển nghề nghiệp với các nhân viên trong nhóm nhân sự thuộc bộ phận chức năng và (các) cấp bậc trong (các) khu vực địa lý được phân công, và làm việc với các quản lý để theo dõi và hiện thực hóa các kế hoạch.

Conduct regular career development conversations with identified staff at assigned level(s) in geographical area(s) of client group and work with line managers to follow up and realize plans.

- Hỗ trợ HRBP trong việc tiến hành và củng cố quy trình đánh giá nhân tài.

Support HRBP in conducting and consolidating talent review process.

- Xác định và hỗ trợ các sáng kiến của chương trình nhân tài liên quan, lập kế hoạch kế thừa-kế nhiệm, và các chương trình sau đại học và thực tập.

Identify and support the initiatives of the relevant talent program, succession planning, and the graduate and internship programs.

Results:

- Các nhân tài nổi bật trong nhóm nhân sự thuộc bộ phận chức năng và (các) cấp bậc trong (các) khu vực địa lý được phân công có kế hoạch nghề nghiệp rõ ràng

Key talents at assigned level(s) in geographical area(s) of client group have clear career plans

- Những nhân viên hoạt động kém hiệu quả được lưu ý

Underperformers are addressed

- Được công nhận là cố vấn phát triển nghề nghiệp cho các quản lý và nhân viên ở cấp độ của nhóm nhân sự được chỉ định

Be recognized as adviser in career development for line managers and employees in designated level of client group

5.QUAN HỆ LAO ĐỘNG, CHÍNH SÁCH VÀ PHÚC LỢI/EMPLOYEE RELATIONS, C&B

- Làm mới hợp đồng lao động (kiểm tra, gửi mail gia hạn hợp đồng đến các quản lý, theo dõi, chuẩn bị/in hợp đồng, trình ký ban giám đốc và nhân viên.

Renew labor contract process (tracking, send Line Manager email, follow up, prepare/print contract, get signatures from GD & Employee).

- Tham gia vào quá trình chuẩn hóa các phúc lợi.

Benefits standardization.

- Cập nhật và Hỗ trợ nhân viên nếu họ gặp các vấn để về hệ thống quản trị nhân sự (BIPO, MyFeed).

Update and Support Employee if they meet any problems with HRIS (BIPO, MyFeed).

- Phúc lợi (sinh con, cưới hỏi, đám tang, etc.) cho các nhân viên (cập nhật tình hình, hỏi về chứng từ và chuẩn bị các khoản phụ cấp).

Welfare (giving birth, wedding, funeral, …) for Employee (update situation, ask document & prepare payment).

- Thủ tục ngưng việc: nhân đơn xin nghỉ việc, phỏng vấn nghỉ việc, cập nhật thông tin lên hệ thống, thông báo với các phòng ban liên quan.

Resignation process: receive letter, exit interview, update system, inform the relevant depts.

- Giải quyết kỷ luật (nếu có).

Solve discipline case if any.

- Chào đón và lắng nghe những tâm tự từ nhân viên khi họ cần hỗ trợ giải quyết vấn đề.

Welcome, listen sharing from Employee whenever they need and find the way to support them solve their problems.

*** Phụ trách nhân sự tại Nhà máy/trại/ HRBP officer based at sites:

- Chuẩn bị bảng chấm công hàng tháng.

Handle Attendance Time Sheet monthly.

- Đảm nhiệm các loại bảo hiểm bắt buộc như Bảo hiểm Y Tế, Bảo hiểm Xã Hôi, Bảo hiểm Thất Nghiệp.

To be in charge of Compulsory Insurance (HI, SI, UI).

Result:

- Đảm bảo sự triển khai các chính sách, qui trình của Công ty được diễn ra một cách phù hợp nhất

Ensure the most proper implementation of the policies, procedures.

6.ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN/LEARNING AND DEVELOPMENT

- Hỗ trợ bộ phận Đào tạo và Phát triển trong các công việc liên quan.

Support L&D relevant activities.

- Tìm hiểu về nhu cầu đào tạo từ nhân viên và cập nhật cho Đối tác Nhân sự.

Find out training need and input for HRBP

Result:

- Các hoạt động phát triển doanh nghiệp được tiến hành hiệu quả.

OD activities are well organized.

7.QUẢN TRỊ HIỆU SUẤT/PERFORMANCE MANAGEMENT

- Hỗ trợ HRBP trong việc sắp xếp quy trình Quản lý Hiệu suất cho nhóm nhân sự thuộc bộ phận chức năng và (các) cấp bậc trong (các) khu vực địa lý được phân công.

Support HRBP in orchestrating Performance Management processat assigned level(s) in geographical area(s) of client group.

- Làm việc và cố vấn ý kiến cho nhà quản lý để giải quyết những nhân viên hoạt động kém hiệu quả, tạo cơ hội cho những nhân viên có năng lực ở nhóm nhân sự thuộc bộ phận chức năng và (các) cấp bậc trong (các) khu vực địa lý được phân công.

Work with and consult line managers to address under-performers, provide opportunities for top performers at assigned level(s) in geographical area(s) of client group.

Results:

- Tất cả nhân viên trong nhóm nhân sự thuộc bộ phận chức năng và (các) cấp bậc trong (các) khu vực địa lý được phân công có mục tiêu rõ ràng, thường xuyên được xem xét và trao đổi.

All employees at at assigned level(s) in geographical area(s) of client group. have clear-set goals, regularly reviewed and communicated.

- Các quản lý nhóm nhân sự thuộc bộ phận chức năng và (các) cấp bậc trong (các) khu vực địa lý được phân công hiểu quy trình và có đủ khả năng trao đổi về quản lý hiệu suất hiệu quả.

Line managers of at assigned level(s) in geographical area(s) of client group. understand the process and are able to conduct effective performance management conversations.

- Chủ động tham gia và hoàn thành các công việc được giao một cách hiệu quả.

Take part in actively and complete the task as assigned well.

8.KHÁC/OTHER

- Tham gia vào những dự án/sáng kiến Nhân sự

HR initiatives /Projects.

- Các công việc khác được giao bởi cấp quản lý

Other tasks assigned by superior

Result:

- Chủ động tham gia và hoàn thành các công việc được giao một cách hiệu quả.

Take part in actively and complete the task as assigned well.