Chuyên Viên Hành Chính

Công tác hành chính và quản lý tài sản

• Phụ trách công tác quản trị hành chính văn phòng;
• Quản lý, lập kế hoạch, báo cáo, đề xuất kinh phí và kiểm soát việc sử dụng chi phí vận hành phục vụ cho công tác quản trị hành chính văn phòng, hoạt động kinh doanh
• Quản lý và sắp xếp tất cả các dịch vụ cho người lao động, đối tác người nước ngoài (nếu có).
• Thực hiện và quản lý công việc tạp vụ văn phòng; dịch vụ bảo vệ, vệ sinh
• Xây dựng và thực hiện quy trình, quy định phân loại, kiểm kê, kiểm đếm, dán nhãn, nâng cấp, bảo quản, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa, thanh lý các tài sản của Công ty trong xuyên suốt quá trình hoạt động hoặc theo sự chỉ đạo, phê duyệt của cấp có thẩm quyền theo từng thời kỳ.
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ, ổn định, xuyên suốt trang thiết bị, đồng phục, dụng cụ, phương tiện làm việc cho nhân viên Công ty.
• Chịu trách nhiệm bàn giao, quản lý, xây dựng văn hóa sử dụng tài sản Công ty tiết kiệm, hiệu quả.
• Báo cáo chi phí chung và báo cáo thanh toán, thanh lý (nếu có) đối với các hạng mục phụ trách.
• Sắp xếp dịch vụ lưu trú và di chuyển (khách sạn, vé máy bay, tàu xe…) cho nhân viên Công ty đi công tác/huấn luyện…
• Đặt hàng và thanh toán những vật dụng cần thiết theo đề xuất của các Phòng ban dưới sự chỉ đạo và phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
• Quản lý và điều động phương tiện/xe công ty (nếu có).
• Thực hiện việc khác nhằm đảm bảo hiệu quả việc quản lý tài sản, đề xuất chính sách liên quan đến tài sản.
• Tổ chức kiểm tra, giám sát công tác an ninh trật tự, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ, vệ sinh.

Mua hàng

• Xây dựng các quy định, quy trình về mua hàng; bàn giao tài sản, trang thiết bị; kiểm tra việc sử dụng tài sản,
• Thực hiện công tác mua hàng vận hành và mua hàng vật tư thiết bị Công ty.
• Tổng hợp, xây dựng dữ liệu hàng hóa, lựa chọn, đánh giá nhà cung cấp.
• Quản lý kế hoạch mua hàng: từ khi nhận phiếu đề nghị mua hàng hóa/dịch vụ từ các phòng ban bộ phận; phát hành đơn mua hàng hoặc làm việc với Nhà cung cấp về các tiêu chuẩn điều kiện Nhà cung cấp do Phòng pháp chế và Tuân Thủ yêu cầu; phối hợp dự thảo hợp đồng với Nhà cung cấp, theo dõi tiến độ giao hàng hóa/dịch vụ, phối hợp với các phòng ban/bộ phận trong việc nhận hàng; thực hiện yêu cầu thanh toán gửi kế toán để thanh toán cho nhà cung cấp.
• Thực hiện các nghiệp vụ cần thiết nhằm thu thập và kiểm soát giá, chất lượng của hàng hóa.
• Quản lý và lưu trữ các hồ sơ Nhà cung cấp .
• Liên hệ với các nhà cung cấp trong việc tư vấn, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cho các phòng ban/bộ phận liên quan về yêu cầu của từng gói thầu.
• Soạn thảo, thương lượng hợp đồng với các nhà cung cấp.
• Phối hợp với các phòng ban/bộ phận trong quá trình mua hàng như xem xét các điều khoản hợp đồng, sắp xếp thời gian giao nhận hàng hóa cũng như hỗ trợ các vấn đề phát sinh.

Quản lý công tác hành chính tại các mặt bằng/địa điểm kinh doanh

• Làm việc với đơn vị cho thuê mặt bằng tại từng chi nhánh/địa điểm kinh doanh về tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình thuê dịch vụ, mặt bằng tại địa điểm kinh doanh/chi nhánh.
• Thực hiện và quản lý việc lắp đặt bảng hiệu Công ty/địa điểm kinh doanh/chi nhánh
• Làm việc với các bên liên quan về Phòng cháy chữa cháy, dịch vụ cung cấp tại từng địa điểm kinh doanh/chi nhánh để đảm bảo cung cấp đủ tiện ích cho địa điểm kinh doanh/chi nhánh hoạt động
• Tiếp nhận và chuyển tiếp các địa điểm kinh doanh/chi nhánh về thiết kế chỗ ngồi văn phòng; đề xuất các dịch vụ, thiết bị, máy móc đi kèm
• Đảm bảo các công tác hỗ trợ hành chính khác liên quan để địa điểm kinh doanh/ chi nhánh hoạt động ổn định

Quyền hạn

• Được quyền tham gia vào ban đánh giá NCC.
• Liên hệ với các phòng ban, đơn vị khi có nhu cầu công việc.
• Sử dụng các thiết bị - cơ sở vật chất để thực hiện công việc.
• Đề xuất các ý kiến các công việc lên cấp Quản lý
• Được hưởng các quyền theo theo chính sách phúc lợi Công ty.

Địa chỉ làm việc: Tầng 5 Khối E, Tòa nhà Cộng Hòa Garden, Số 20 Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam