Trưởng phòng hành chính nhân sự

1. TỔ CHỨC BỘ MÁY

- Quy hoạch bộ máy: Tổ chức xây dựng, rà soát, cập nhật, điều chỉnh sơ đồ tổ chức, bản đồ chức danh, mô tả công việc, khung năng lực, KPI, định mức lao động và nguyên tắc định biên.

- Kế hoạch và ngân sách: Tổ chức triển khai lập và kiểm soát ngân sách phòng HCNS.

2. XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH, QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH NHÂN SỰ

- Nghiên cứu, kiểm soát, đề xuất điều chỉnh chính sách, khung thu nhập, bộ KPI đánh giá năng lực CBNV

- Triển khai xây dựng/cập nhật các quy trình, quy định, hướng dẫn các mảng việc phụ trách và tổ chức truyền thông cho CBNV.

3. QUẢN LÝ TUYỂN DỤNG

- Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng:

o Quy hoạch các kênh xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng phù hợp với ngành sản xuất dược phẩm.

o Kiểm soát các nội dung nhằm tạo dựng hình ảnh của VinBiocare trên thị trường lao động.

- Tạo nguồn: quy hoạch số lượng và chất lượng nguồn, thẩm định kế hoạch tạo nguồn trước khi trình BLĐ

- Triển khai tuyển dụng: Thẩm đinh kế hoạch tuyển dung, phỏng vấn, trình duyệt

- Đánh giá hiệu quả: Thẩm định, đánh giá hiệu quả tạo nguồn và tuyển dụng để phát huy nguồn/kênh hiệu quả.

4. QUẢN LÝ C&B

- Kiểm soát, thẩm định việc thanh toán lương, thưởng, phúc lợi.

- Kiểm soát việc giải quyết chế độ bảo hiểm/kê khai thuế thu nhập cho người lao động.

- Tổ chức hướng dẫn triển khai, kiểm soát và thẩm định kết quả đánh giá hiệu quả công việc

5. QUẢN LÝ THỦ TỤC NHÂN SỰ

- Thủ tục nhân sự cho CBNV mới:

o Tổ chức, kiếm soát việc thực hiện đón tiếp và hoàn thiện thủ tục cho CBNV mới của toàn Công ty.

o Trực tiếp đón tiếp và giới thiệu CBNV cấp trưởng phòng trở lên.

- Thủ tục nhân sự cho CBNV trong quá trình công tác:

o Thẩm định các hợp đồng lao động , đề xuất điều chuyển/điều chỉnh lương/bổ nhiệm/miễn nhiệm theo phân quyền

o Phối hợp thẩm định và kiểm soát các trường hợp khen thưởng và xử lý kỷ luật.

- Chấm dứt hợp đồng lao động:

o Thẩm định danh sách và các quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hưởng trợ cấp thất nghiệp.

o Thực hiện phỏng vấn nghỉ việc đối với cấp trưởng bộ phận trở lên.

6. QUẢN LÝ QUAN HỆ LAO ĐỘNG

- Truyền thông, tư vấn và giải đáp các câu hỏi liên quan đến quan hệ lao động:

o Triển khai xây dựng bộ Q&A về Nhân sự và kiểm soát chất lượng thực hiện giải đáp và tư vấn cho CBNV.

o Trực tiếp giải quyết các trường hợp phức tạp và đón tiếp các đoàn thanh tra lao động.

- Giải quyết các vấn đề trong quan hệ lao động: phối hợp với Bộ phận Thanh tra và Bộ phận Pháp chế để đề xuất phương án giải quyết các vấn đề/tranh chấp liên quan đến quan hệ lao động.

7. QUẢN TRỊ DỮ LIỆU NHÂN SỰ

- Tổ chức triển khai và giám sát quản trị dữ liệu nhân sự trên hệ thống & tủ hồ sơ đảm bảo đầy đủ và chính xác.

8. QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

- Tổ chức phân tích nhu cầu đào tạo, xây dựng chiến lược và chương trình phát triển nguồn lực cho công ty

- Giám sát việc triển khai và đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo, đề xuất không ngừng nâng cao chất lượng

9. QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

9.1. Tổ chức công tác quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị tại khối văn phòng

- Quy hoạch, trình phê duyệt layout văn phòng và quản lý việc cung ứng bàn ghế, trang thiết bị đầy đủ theo tiêu chuẩn và ngân sách phê duyệt.

- Quản lý sử dụng văn phòng và phòng họp đảm bảo tối ưu và mỹ quan nơi làm việc.

- Thẩm định phương án đề xuất điều chuyển/nhận điều chuyển tài sản nội bộ Công ty và Công ty.

9.2. Tổ chức thực hiện các công việc hậu cần tại khối văn phòng

- Quản lý và giám sát chất lượng dịch vụ hành chính, chất lượng các dịch vụ thuê ngoài - Quản lý việc thanh toán chi phí phát sinh thuộc của phòng cho nhà cung cấp theo thời gian quy định.

- Tổ chức công tác hậu cần cho các sự kiện của Công ty đảm bảo chất lượng và trong hạn mức chi phí.

10. QUẢN LÝ MUA SẮM NỘI BỘ

- Đảm bảo mua sắm đúng mục đích, đúng nhu cầu và chi phí trong ngân sách được duyệt.

11. QUẢN LÝ TUÂN THỦ PHÁP CHẾ

- Tự trang bị kiến thức cơ bản về pháp lý, chịu trách nhiệm phê duyệt các vấn đề trong thẩm quyền theo quy định của Công ty, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.

- Tổ chức, triển khai, hỗ trợ, kiểm soát, đánh giá và thanh tra các công việc để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ.

12. THANH TRA

- Tổ chức thanh tra kiểm soát chất lượng trong bộ phận mình quản lý, phân công việc thanh tra - kiểm soát cho các cán bộ lãnh đạo và nhân viên dưới quyền.

- Tổ chức tự trong bộ phận đảm bảo không có những vi phạm lớn/nghiêm trọng, mang tính hệ thống, lặp lại kéo dài, hoặc đã xảy ra từ lâu mà không được phát hiện khắc phục.

13. QUẢN TRỊ RỦI RO

- Nhận diện và phát hiện các rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh trong công việc, có phòng ngừa, xử lý kịp thời, giảm thiểu thiệt hại.

- Kiểm soát chặt chẽ việc đảm bảo an toàn lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng cháy chữa cháy và an toàn tài sản của bộ phận quản lý.